ムダな時間を減らす方法です。

事務作業で、月に一回とか半年に一回とか、たまにやらなきゃいけなくて、たまにやることだからけっこう忘れてるものってありますよね。

そういうのは「手続き.txt」というテキストファイルを作成して、何をどんな順番でやればいいかをメモしておきます。
たとえばこんな感じ。
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●出張精算

・特急券やタクシーの領収書、ホテルの領収書を揃えておく
・http://~~ を起動
・交通費と宿泊費を入力
・台紙をプリントアウトして、領収書を貼り付ける
・総務の誰々さんに提出

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●物品購入


後で見やすいように、区切り記号(たとえば「---------------」とか)を自分で決めておいて、タイトルとやることを何かあるたびに追記していく。

探しやすいように同じテキストファイルに追加していく。
分量が増えたら見つけにくいという話もありますが、テキストファイル内に書いてあるのなら検索で一発です。
検索しやすいように、タイトルのところには他にも思いつきやすいキーワードを並べておいてもいいですね。
「物品購入 立替払い」とか。

PCの設定とかも書いておいてもいいですね。
メールサーバのアドレスとか、ネットワークの設定とか。

このとき、「手続き.txt」と「設定.txt」の二つのファイルに分ける、というのはやめたほうがいいです。
経験上、全部同じテキストファイルに書き込んで、検索するほうが良いですね。

また、たまにしかやらないことだけでなく、よくやることのやり方をメモしておくのも有りだと思います。
ルーチンワークを整理して、マニュアル化するという意味もありますし、書いてみたらムダに気づいたりもしますし。


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