少し準備をしておくだけで、文書を早く作成する方法です。

簡単に言ってしまえば、テンプレート、帳票を作っておくということになります。

文書は何でもいいんですが、たとえば、メールなどは効果的ですね。

会議開催通知などは定型的なので、テンプレートにしやすいです。
会議の題名、日時、場所、参加者、議論項目、のところだけ書き換えればOKとか。

~申請書とか、~理由書みたいなのも、テンプレートにしやすいですが、元々帳票になってたりするので、そういうのは誰かが書いた過去の文書を「記入例」として残しておくのがいいです。

論文とか企画書とか自由度が高くなってくると、テンプレートにしにくいですが、少なくとも基本構造はあります。
たとえば「背景、目的、課題、解決手段」とか。

もちろん、基本構造といってもいろいろなバリエーションがあります。
「背景、目的、課題、解決手段、実験、結果、考察、結論」とか、
「背景、目的、課題、従来技術、解決手段、結論」とか。
「結論、事実、理由」みたいなのもありますね。

作成する文書の分量にもよってどのパターンを採用するのが良いかも変わってきますし。

また、単に「背景、目的、課題、解決手段」のような項目だけ並べてもなかなか書きにくいです。もう少し、各項目の中の書き方までいくつかパターンを用意しておくのがよいです。
こういう基本構造のパターンとか、項目の中の書き方のパターンというのは、実際にうまい文書を参考にするのがよいです。
うまい文書とは、自分がそう思ったというのでもいいですし、賞をとった文書とか、通った企画や提案の文書とかそういうのでもいいと思います。
うまい文書を参考にするのは、文章の中の単語を置き換えるというのではなくて、もう少し抽象的にとらえる方がいいです。
段落ごとにここは何が書いてあるというようなラベルを付けていって、段落の流れを参考にする感じです。

後は、こういうテンプレートやパターンを探しやすいようにまとめておくことが大事ですね。また、抽象度の高いテンプレートやパターンは何度も自分で使ってみるのが大事だと思います。



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